Odoo : Gestion de la Paie

1- Démonstration

La gestion des salaires est la tâche la plus difficile pour les services des ressources humaines et de la comptabilité d’une organisation. Il s’agit d’un besoin essentiel pour le fonctionnement de l’entreprise. Une entreprise peut gérer les fiches de paie de ses employés à des intervalles spécifiques grâce à une gestion efficace des salaires. Dans certains cas, le paiement des impôts des employés et la tenue de registres efficaces sont des processus fastidieux. Vous pouvez régler tous ces dossiers et les traiter grâce à un système de gestion de la paie précis.

Tableau de bord :
Le tableau de bord d’Odoo 16 Payroll définit les données relatives aux avertissements, aux lots, aux notes, aux rapports graphiques des coûts pour l’employeur et aux tendances des employés. Les utilisateurs peuvent identifier les mises en garde nécessaires concernant les contrats des employés sous la section Avertissements. Dans la section Lots, nous pouvons accéder aux bulletins de paie confirmés ou nouveaux des employés.

Il est facile d’obtenir des résumés supplémentaires sur le flux de paie dans l’onglet Note. En cliquant sur l’icône + à droite, vous pouvez ajouter une nouvelle note concernant les informations salariales. En outre, il est possible d’évaluer séparément les coûts et les tendances des employeurs sur une base mensuelle/annuelle. Ainsi, le nombre de salaires des travailleurs peut être analysé facilement d’un seul coup d’œil sur la représentation graphique.

Contrats
Les utilisateurs peuvent gérer les pièces jointes aux salaires et les données des contrats des employés dans l’onglet Contrats du module Odoo 16 Payroll. Contrats, Employés, et Attachements de salaire sont les menus visibles une fois que vous avez choisi l’onglet Contrats. Examinons chacune de ces options séparément.

Employés
En sélectionnant le menu Employés sous l’onglet Contrats, vous pouvez obtenir la liste des contrats des employés. Les utilisateurs peuvent voir distinctement les nouveaux contrats et les contrats en cours de chaque employé. Dans la vue en liste, nous pouvons voir le nom de l’employé, la date de début, la date d’embauche, le nom du contrat et le statut séparément.

Les utilisateurs peuvent également définir un nouveau contrat pour les employés en cliquant sur l’icône CRÉER dans la fenêtre Contrats. Sur la page ouverte, vous pouvez spécifier le nom du contrat et choisir votre employé. Une fois l’employé sélectionné, le poste, le département et le type de contrat liés à l’employé concerné sont automatiquement visibles pour l’utilisateur.

Définissez la date de début du contrat dans le champ Date de début du contrat et saisissez la date de fin du contrat dans le champ Date de fin du contrat. Il est possible de définir le type de structure salariale en tant que travailleur ou employé. Après avoir choisi le type de structure salariale, vous pouvez sélectionner l’horaire de travail des employés en heures/semaine.

Ensuite, nous pouvons décrire la source des entrées de travail dans le contact. Il existe trois sources de saisie de travail différentes : la planification, le plan de travail et les présences. Les entrées de travail sont formulées en fonction des heures de travail lorsque l’option Plan de travail est sélectionnée. En sélectionnant l’option Planification, les entrées de travail seront développées sur la base de la planification des employés. Par la suite, vous pouvez ajouter le salaire sur le contrat dans le champ Salaire sur la paie et spécifier le responsable RH dans le champ Responsable RH.

Sous l’onglet Coordonnées, vous pouvez ajouter le champ Compte analytique et appliquer le contrat utilisé pour produire une offre au demandeur dans le champ Modèle de contrat. Ensuite, nous pouvons spécifier le document par défaut à signer pour obtenir une offre de contrat dans le champ Nouveau modèle de document de contrat. Les utilisateurs peuvent définir le modèle de document par défaut pour les employés dans le champ Modèle de document de mise à jour du contrat.

Dans les informations sur les salaires, l’utilisateur peut ajouter le salaire brut mensuel dans le champ Salaire. En outre, vous pouvez saisir le coût annuel total pour un employeur dans l’option Coût annuel (réel).

Chacun des détails est sauvegardé automatiquement dans Odoo 16 Payroll. En cliquant sur l’icône DEMANDE DE SIGNATURE, l’utilisateur peut demander la signature du document. Il est possible de formuler un lien de simulation après avoir appuyé sur le bouton GENERER UN LIEN DE SIMULATION. Vous pouvez également placer le contrat à différents stades tels que NOUVEAU, EXPIRÉ, EN COURS et ANNULÉ.

Attaches salariales

Il est possible d’obtenir la liste de toutes les annexes salariales des employés en cliquant sur le menu Annexes salariales dans l’onglet Contrats. Vous pouvez obtenir les données concernant chaque rattachement salarial, y compris l’employé, le type, le statut, la description, la date de début, et plus encore. En choisissant le bouton CREATE, nous pouvons développer une nouvelle annexe salariale dans Odoo 16 Payroll.

Dans la fenêtre ouverte, l’utilisateur peut choisir le nom de l’employé et ajouter les informations relatives à la saisie des rémunérations dans le champ Description. L’utilisateur peut définir le type de rattachement salarial (pension alimentaire, cession de salaire, etc.).

Ensuite, nous pouvons appliquer la date de début dans un champ Date de début. Il est possible de télécharger tout fichier important en cliquant sur l’icône UPLOAD YOUR FILE dans le champ Document. En outre, mentionnez le montant à payer chaque mois dans le champ Montant mensuel. Vous pouvez indiquer le coût total à payer dans le champ Montant total.

Chaque donnée est sauvegardée manuellement dans Odoo 16 Payroll. Vous pouvez marquer l’étape comme terminée en sélectionnant l’icône MARK AS COMPLETED. En cliquant sur le bouton ANNULER, vous annulez votre rattachement salarial spécifique pour un employé.

Entrées de travail

Les entrées de travail sont nécessaires à la synthèse et à la gestion des données en temps réel au sein d’une organisation. Elles servent à enregistrer le temps de travail déjà programmé des employés. Les menus disponibles sous l’onglet Entrées de travail sont les suivants : Conflits, Entrées de travail et Temps d’absence à signaler. Nous pouvons gérer les conflits, les congés et les entrées de travail de chaque employé sous l’onglet Entrées de travail. Maintenant, définissons chaque menu sous l’onglet Work Entries dans Odoo 16 Payroll.

Saisies de travail

Chaque entrée de travail d’un employé est gérée rapidement une fois que l’on choisit le menu Entrées de travail dans l’onglet Entrées de travail. Nous pouvons voir une vue d’ensemble des entrées de travail de chaque employé sur la base d’un mois particulier dans la vue Gantt. Il est possible de trier les entrées de travail des employés en fonction du JOUR, du MOIS et de la SEMAINE. Pour décrire une nouvelle entrée de travail, cliquez sur le bouton AJOUTER dans la fenêtre Entrée de travail.

Dans la vue en liste, nous pouvons visualiser les entrées de travail des employés séparément, y compris les données telles que le type d’entrée de travail, la fin, le nom, le début, la période, l’État, etc. En cliquant sur le bouton CRÉER, nous pouvons développer une nouvelle entrée de travail pour les employés.

Dans l’écran ouvert, appliquez le nom du type d’entrée de travail et choisissez votre employé. Par la suite, vous pouvez sélectionner le type d’entrée de travail comme Congé de maladie, Heures supplémentaires, Présence, etc.

Vous pouvez spécifier les dates de début et de fin de la saisie du travail des employés. Dans l’option Période, vous pouvez appliquer les heures de travail des employés. Une fois toutes les données ajoutées, chaque détail est enregistré facilement dans la fenêtre Entrée du travail.

CONFLITS

Les utilisateurs peuvent décrire les conflits des entrées de travail en sélectionnant le menu Conflits sous l’onglet Entrées de travail. Tous les conflits sont classés dans les entrées de travail par Odoo 16. La fenêtre Entrée de travail spécifie le nom de l’employé et les entrées de travail conflictuelles. Dans la vue Gantt, les entrées de travail non définies et non validées sont visibles pour l’utilisateur dans la fenêtre Entrée de travail. Vous pouvez redévelopper les entrées de travail en cliquant sur le bouton RÉGÉNÉRER LES ENTRÉES DE TRAVAIL.

5 Cliquez sur l’icône AJOUTER pour définir une nouvelle entrée de travail de conflit. Nous pouvons rapidement produire des fiches de paie en cliquant sur l’icône GENERER DES FICHES DE PAIE dans la fenêtre de saisie du travail.

Rapport sur les congés

Les détails des congés de chaque travailleur peuvent être consultés par un utilisateur lorsqu’il choisit le menu Congés à rapporter sous l’onglet Entrées de travail. Dans la vue en liste de la fenêtre Temps libre, vous pouvez voir les détails de chaque temps libre des employés, tels que la date de début, la durée, l’état de la fiche de paie, le type de temps libre, la date de fin, etc. En outre, la partie gauche de la fenêtre présente séparément les sections STATUT et DÉPARTEMENT. Vous pouvez trier les congés en fonction de l’approbation ou de l’autorisation et afficher les modifications correspondantes dans la fenêtre Congés.

Les utilisateurs peuvent accéder à la fenêtre Temps de travail dans différentes vues telles que Kanban, Activité, Gantt, Calendrier, Liste, etc. Pour définir un nouveau rapport d’arrêt de travail pour un employé, cliquez sur le bouton CRÉER dans l’écran Arrêt de travail.

Passons maintenant à l’onglet Configuration d’Odoo 16 Payroll.

Odoo Paie est utilisé pour traiter les prestations et créer les fiches de paie des employés, y compris les salaires réguliers et les commissions. L’application Paie fonctionne avec d’autres applications d’Odoo, telles que Employés, Feuilles de temps, Congés et Présences.

L’application Paie permet de s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes ou de conflits lors de la validation des prestations, gère les localisations spécifiques à chaque pays pour s’assurer que les fiches de paie respectent les règles et les taxes locales et permettent les cessions de salaire. La configuration de la paie est essentielle pour garantir un traitement précis et opportun des fiches de paie.

Paramètres

Pour accéder aux Paramètres, allez à Paie ‣ Configuration ‣ Paramètres. C’est ici que l’on choisit si les fiches de paie sont enregistrées ou non dans la comptabilité et si les paiements SEPA sont créés.

L’écran des Paramètres permet de configurer les paramètres de localisation. Les Localisations sont des paramètres spécifiques au pays préconfigurés dans Odoo lors de la création de la base de données et tiennent compte de toutes les taxes, frais et allocations pour ce pays particulier. La section Localisation des Paramètres comprend une vue détaillée de tous les avantages fournis aux employés.

Toutes les localisations spécifiques à un pays sont configurées dans la section Localisation de l’écran Paramètres. Tous les éléments de la localisation sont préremplis lorsque vous choisissez le pays lors de la création de la base de données. Il n’est pas recommandé de modifier les paramètres de localisation sauf en cas de besoin spécifique.

Prestations

Une prestation est un enregistrement individuel sur la feuille de temps d’un employé. Les prestations peuvent être configurées pour comptabiliser tous les types de travail et de congés, tels que les Présences, les Congés de maladie, les Formations ou les Jours fériés.

Types de prestations

Lors de la création d’une prestation dans l’application Paie ou lorsqu’un employé saisit des informations dans l’application Feuilles de temps, vous devez sélectionner un Type de prestation. La liste des Types de prestations est créée automatiquement en fonction des paramètres de localisation définis dans la base de données.

Pour afficher les types de prestations actuellement disponibles, allez à Paie ‣ Configuration ‣ Types de prestations.

Chaque type de prestation est associé à un code qui facilite la création des fiches de paie et permet de s’assurer que toutes les taxes et frais sont saisis correctement.

Nouveau type de prestation

Pour créer un nouveau type de prestation, cliquez sur le bouton Créer. Saisissez les informations dans le formulaire :

• Nom du type de prestation : Le nom doit être court et descriptif, tel que Congé maladie ou Jour férié.
• Code : Ce code s’affiche à côté du type de prestation sur les feuilles de temps et les fiches de paie. Puisque le code est utilisé conjointement avec l’application Comptabilité, il est recommandé de vérifier le code à utiliser auprès du département comptable.
• Séquence : La séquence détermine l’ordre dans lequel la prestation est calculée dans la liste des fiches de paie.
• Cases à cocher : Si l’un des éléments de la liste s’applique à la prestation, cochez la case en cliquant dessus. Si l’option Congés est cochée, un champ Type de congé s’affiche. Vous pouvez alors sélectionner un type de congé spécifique dans un menu déroulant ou saisir un nouveau type de congé.

• Arrondi : La méthode d’arrondi détermine comment les entrées de feuille de temps s’affichent sur la fiche de paie.
  • Aucun arrondi : Une entrée de feuille de temps n’est pas modifiée.
  • Demi-journée : Une entrée de feuille de temps est arrondie à la demi-journée la plus proche.
  • Journée : Une entrée de feuille de temps est arrondie à la journée la plus proche.

 Example

Si le temps de travail est fixé à une journée de 8 heures (semaine de 40 heures) et qu’un employé saisit 5,5 heures sur une feuille de temps et que l’option Arrondi est définie sur Aucun arrondi, l’entrée reste à 5,5 heures. Si l”Arrondi est défini sur Demi-journée, l’entrée est modifiée en 4 heures. S’il est défini sur Journée, l’entrée est modifiée en 8 heures.

Horaires de travail

Pour afficher les horaires de travail actuellement configurés, allez à Paie ‣ Configuration ‣ Horaires de travail. Les horaires de travail disponibles pour les contrats et les prestations d’un employé figurent dans cette liste.

Les horaires de travail sont propres à chaque entreprise. Chaque entreprise doit identifier chaque type d’horaire qu’elle utilise. Par exemple, une base de données Odoo contenant plusieurs entreprises qui utilisent une semaine de travail standard de 40 heures doit avoir un horaire de travail séparé pour chaque entreprise qui utilise la semaine de travail standard de 40 heures.

Nouvel horaire de travail

Pour créer un nouvel horaire de travail, cliquez sur le bouton Créer. Saisissez les informations dans le formulaire.

Les champs sont préremplis pour une semaine de travail normale de 40 heures, mais ils peuvent être modifiés. Changez d’abord le nom de l’horaire en modifiant le texte dans le champ Nom. Ensuite, apportez les modifications nécessaires aux jours et aux heures qui s’appliquent au nouvel horaire.

Dans l’onglet Heures de travail, modifiez le Jour de la semaine, la Période du jour, et le Type de prestation en cliquant sur les menus déroulants de chaque colonne et en effectuant la sélection souhaitée. Les colonnes Heure de début et Heure de fin peuvent être modifiées en saisissant l’heure.

 Note

L”Heure de début et l”Heure de fin doivent être au format 24 heures. Par exemple, 2:00 PM doit être saisi comme 14:00.

Si l’horaire de travail doit être configuré sur deux semaines, cliquez sur le bouton Passer à un calendrier de 2 semaines. Cela permet de créer des entrées pour une Semaine paire et une Semaine impaire.

Salaire

Types de structures

Dans Odoo, la fiche de paie d’un employé est basée sur des structures et des types de structures, qui impactent tous deux la manière dont un employé saisit les feuilles de temps. Chaque type de structure est un ensemble individuel de règles pour le traitement d’une entrée de feuille de temps, qui consiste en différentes structures imbriquées. Les types de structures définissent la fréquence à laquelle un employé est payé, l’horaire de travail et si les salaires sont basés sur une rémunération (fixe) ou sur le nombre d’heures travaillées par l’employé (variable).

Par exemple, un type de structure peut être Employé et ce type de structure peut avoir deux différentes structures imbriquées : une structure Salaire régulier qui comprend toutes les règles distinctes de traitement du salaire régulier, ainsi qu’une structure Prime de fin d'année qui comprend uniquement les règles relatives à la prime de fin d’année. La structure Salaire régulier et la structure Prime de fin d'année sont toutes deux des structures appartenant au type de structure Employé.

Vous pouvez afficher les différents types de structures en allant à Paie ‣ Configuration ‣ Types de structures.

Deux types de structures par défaut sont configurés dans Odoo : Employé et Ouvrier. Typiquement, Employé est utilisé pour les employés salariés, c’est pourquoi le type de salaire est Salaire fixe mensuel, et Ouvrier est utilisé pour les employés payés à l’heure, c’est pourquoi le type de salaire est Salaire horaire.

Cliquez sur le bouton Créer pour créer un nouveau type de structure. Plusieurs champs sont préremplis, mais tous les champs peuvent être modifiés. Une fois les champs modifiés, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les changements ou cliquez sur Ignorer pour supprimer l’entrée.

Structures

Les Structures salariales sont les différentes façons dont un employé est payé au sein d’une structure spécifique et sont spécifiquement définies par plusieurs règles.

Le nombre de structures dont une entreprise a besoin pour chaque type de structure dépend du nombre de modes de rémunération des employés et de la manière dont leur salaire est calculé. Par exemple, une structure commune utile à ajouter pourrait être une Prime.

Vous pouvez afficher toutes les structures possibles pour chaque type de structure en allant à Paie ‣ Configuration ‣ Structures.

Chaque type de structure répertorie les différentes structures qui lui sont associées. Chaque structure contient un ensemble de règles qui la définissent.

Cliquez sur une structure pour afficher ses Règles salariales. Ces règles permettent de calculer la fiche de paie de l’employé.

Règles

Chaque structure dispose d’un ensemble de règles salariales à suivre à des fins comptables. Ces règles sont configurées par la localisation et impactent l’application Comptabilité, de sorte que les modifications des règles par défaut ou la création de nouvelles règles ne doivent être effectuées qu’en cas de nécessité.

Pour afficher toutes les règles, allez à l’application Paie ‣ Configuration ‣ Règles. Cliquez sur une structure (telle que Salaire régulier) pour afficher toutes les règles.

Pour créer une nouvelle règle, cliquez sur Créer. Un nouveau formulaire de règle s’affiche. Saisissez les informations dans les champs, puis cliquez sur Enregistrer.

Les champs obligatoires pour une règle sont les suivants :

• Nom : Donnez un nom à la règle.
• Catégorie : Sélectionnez une catégorie à laquelle la règle s’applique dans le menu déroulant ou saisissez une nouvelle catégorie.
• Code : Saisissez un code à utiliser pour cette nouvelle règle. Il est recommandé de contacter le département comptable pour obtenir un code, car cette règle aura également un impact sur eux.
• Structure salariale : Sélectionnez une structure salariale à laquelle la règle s’applique dans le menu déroulant ou saisissez une nouvelle structure.
• Condition basée sur : Dans l’onglet Général, sélectionnez dans le menu déroulant si la règle est Toujours vraie (s’applique toujours), une Plage (s’applique à une plage spécifique, qui est saisie sous la sélection), ou une Expression Python (le code est saisi sous la sélection).
• Type de montant : Dans l’onglet Général, sélectionnez dans le menu déroulant si le montant est un Montant fixe, un Pourcentage (%), ou un Code Python. En fonction de l’option sélectionnée, vous devez ensuite saisir le montant fixe, le pourcentage ou le code Python.

Paramètres de la règle

 Note

Pour l’instant, la fonctionnalité Paramètres de la règle qui se trouve dans le menu Paie ‣ Configuration est encore en cours de développement et ne répond qu’à un cas d’utilisation spécifique pour les marchés belges. La documentation sera mise à jour lorsque cette option aurait été développée pour d’autres marchés.

Autres types d’entrées

Lors de la création de fiches de paie, il est parfois nécessaire d’ajouter d’autres entrées pour les circonstances spécifiques, comme des notes de frais, des remboursements ou des déductions. Ces autres saisies peuvent être configurées en allant à Paie ‣ Configuration ‣ Autres types d’entrées.

Pour créer un nouveau type d’entrée, cliquez sur le bouton Créer. Saisissez la Description, le Code, et la structure qui s’applique dans le champ Disponible dans la structure. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les changements ou sur Ignorer pour supprimer l’entrée.

Configurateur du package salarial

Les différentes options de la section Configurateur du package salarial du menu Paie ‣ Configuration affectent toutes le salaire potentiel d’un employé. Ces sections (Avantages, Informations personnelles, et Résumé) précisent quels avantages peuvent être proposés à un employé dans le cadre de son package salarial.

En fonction des informations saisies par l’employé (telles que les déductions, les personnes à charge, etc.), leur salaire est ajusté en conséquence. Lorsqu’un candidat postule à un emploi sur le site web de l’entreprise, les sections du Configurateur du package salarial affectent directement ce que le candidat voit et ce qui est renseigné lorsque le candidat saisit des informations.

Avantages

Lorsque vous proposez un poste à des employés potentiels, certains avantages peuvent être définis dans Odoo en plus du salaire afin de rendre l’offre plus attrayante (comme les congés supplémentaires, l’accès à une voiture de société, le remboursement d’un téléphone ou d’internet, etc.).

Pour voir les avantages, allez à Paie ‣ Configuration ‣ Avantages. Les avantages sont regroupés par Type de structure.

Pour créer un nouvel avantage, cliquez sur le bouton Créer. Saisissez les informations dans les champs, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les changements ou cliquez sur Ignorer pour supprimer l’entrée.

Les champs obligatoires pour un avantage sont les suivants :

• Nom : Saisissez le nom de l’avantage.
• Champ d’avantage : Sélectionnez dans le menu déroulant le champ de la fiche de paie dans lequel cet avantage apparaît.
• Type d’avantage : Sélectionnez dans le menu déroulant le type d’avantage dont il s’agit. Choisissez parmi Avantages mensuels de toute nature, Avantages mensuels en net, Avantages mensuels en espèces, ou Avantages annuels en espèces.
• Type de structure salariale : Sélectionnez dans le menu déroulant le type de structure salariale auquel cet avantage s’applique.

Informations personnelles

Chaque employé dans Odoo a une fiche employé qui comprend toutes ses informations personnelles, son CV, ses informations professionnelles et ses documents. Pour voir la fiche d’un employé, allez au tableau de bord principal de l’application Paie et cliquez sur le fiche de l’employé ou allez à Paie ‣ Employés ‣ Employés et cliquez sur la fiche de l’employé. Vous pouvez également accéder à la fiche de l’employé en allant à l’application Employés.

 Note

Une fiche d’employé peut être considérée comme un dossier personnel de l’employé.

La section Informations personnelles répertorie tous les champs qui peuvent être saisis sur la fiche de l’employé. Pour accéder à cette section, allez à Paie ‣ Configuration ‣ Informations personnelles.

Pour modifier une entrée, sélectionnez-la dans la liste. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier et modifiez l’entrée. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les informations ou sur Ignorer pour annuler les modifications.

Les deux champs les plus importants du formulaire d’informations personnelles sont Est obligatoire et Type d’affichage. Le fait de cocher la case Est obligatoire rend le champ obligatoire sur la fiche de l’employé.

Le menu déroulant du Type d’affichage permet de saisir les informations de différentes manières, qu’il s’agisse d’une zone de Texte, d’un bouton Radio personnalisé, d’une Case à cocher, d’un Document, et bien plus encore.

Une fois les informations saisies, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer l’entrée.

2- Travail Dirigé

Objectifs

• Configurer des horaires de travail
• Créer des types de structures salariales
• Établir des règles salariales
• Gérer les informations d’employés

Partie 1 : Configuration des horaires de travail

1. Exercice 1: Accédez à RH > Horaires de travail. Créez un nouvel horaire de travail appelé « Plein temps » avec une semaine de 40 heures.

Partie 2 : Types de structures salariales

2. Exercice 2: Naviguez vers Paie > Configurations > Types de structures salariales. Créez un nouveau type appelé « Cadre ».

Partie 3 : Création de règles salariales

3. Exercice 3: Allez à Paie > Configurations > Règles salariales. Créez une règle pour les « Heures supplémentaires ».

Partie 4 : Autres types d’entrées

4. Exercice 4: Naviguez vers Paie > Autres entrées. Ajoutez une nouvelle entrée pour les « Notes de frais ».

Partie 5 : Configurateur du package salarial

5. Exercice 5: Allez à Paie > Configurateur de package salarial. Essayez de créer un package pour un employé.

Partie 6 : Gestion des informations personnelles

6. Exercice 6: Allez à RH > Employés. Sélectionnez un employé et ajoutez des informations comme son adresse et son numéro de sécurité sociale.

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Questions de Révision

1. Quel est l’objectif du module de paie dans Odoo?
2. Comment pouvez-vous ajouter un nouvel horaire de travail?
3. À quoi servent les types de structures salariales?
4. Quelle est la fonction d’une règle salariale?